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Code sur la protection de la vie privée
 

      Code sur la protection de la vie privée de TELUS   

 

Notre promesse en matière de respect de la vie privée


Le code sur la protection de la vie privée de TELUS contient les dispositions de la Partie 1 de la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques » (ci-après désignée la « Loi ») (Lois du Canada 2000, Chapitre 5) ainsi que les dix principes du code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (ACNOR) (CAN/CSA-Q830-96), publié en mars 1996 comme la norme nationale du Canada.

TELUS s’est donné un code sur la protection de la vie privée, et ce, depuis le 1er janvier 1994 dans le cadre du respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et des articles 35 à 41 du Code civil du Québec. Le Code a été mis à jour en décembre 2000 afin d’être adapté aux dispositions de la nouvelle Loi.


Introduction

TELUS est la deuxième compagnie de télécommunications en importance au pays et fournit une gamme complète de produits et de services de télécommunications avancés permettant de relier les Canadiennes et les Canadiens au monde entier. Chez TELUS, le respect de la vie privée des clients est d’une importance capitale. Nous avons une politique depuis 1994 afin de protéger la vie privée de nos clients, et ce, dans le cadre de nos activités commerciales.

Le code sur la protection de la vie privée de TELUS (ci-après le « Code ») est un énoncé formel des principes et des directives relatives aux exigences minimales nécessaires à la protection des renseignements personnels fournis par TELUS à ses clients et employés.

Le but du Code est de promouvoir des pratiques responsables et de la transparence dans la gestion des renseignements personnels, et ce, conformément aux dispositions de la Loi.

TELUS s’efforcera d’apporter des corrections au Code afin qu’il demeure pertinent et à jour pour s’adapter aux technologies et aux lois en constante évolution. Mais avant tout, TELUS veut s’assurer qu’elle continue à répondre aux besoins changeants de ses clients et de ses employés.

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Résumé des principes


Premier principe - Responsabilité

TELUS est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer que la compagnie respecte les principes énoncés ci-dessous.


Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements

TELUS devra déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.


Troisième principe - Consentement

Les clients ou les employés devront être informés de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels les concernant et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.


Quatrième principe - Limitation de la collecte

TELUS ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. TELUS devra recueillir les renseignements personnels de façon honnête et licite.


Cinquième principe - Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

TELUS ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. TELUS ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.


Sixième principe - Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Septième principe - Mesures de sécurité

TELUS doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité qui correspondent à leur degré de sensibilité.

Huitième principe - Transparence

TELUS doit faire en sorte que les renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à ses clients et employés.

Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels

TELUS doit informer tout client ou employé qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Un client ou un employé aura aussi la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Dixième principe - Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Tout client ou employé doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus, en communiquant avec la ou les personnes responsables au sein de TELUS, et de faire respecter ces principes conformément au Code.

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Portée et application

Les dix principes qui constituent la base du Code sont en corrélation et forment un tout. Chaque principe doit être interprété conjointement avec le commentaire qui l’accompagne. Comme il est prescrit par la Loi, les commentaires énoncés dans le Code ont été adaptés afin de refléter les aspects spécifiques à TELUS en matière de renseignements personnels.

La portée et l’application du Code sont les suivantes :

  • Le Code s’applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par TELUS au sujet de ses clients ou de ses employés.
  • Le Code s’applique à la gestion des renseignements personnels que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit.
  • Le Code ne pose aucune restriction quant à la collecte, l’utilisation ou la communication par TELUS des renseignements suivants :
    • le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique d’un client lorsqu’ils sont inscrits dans un annuaire téléphonique ou disponibles par l’intermédiaire de l’assistance-annuaire;
    • le nom, le titre de l’employé, son adresse, y compris son adresse électronique, ainsi que ses numéros de téléphone et de télécopieur au travail;
    • tout autre renseignement au sujet d’un client ou d’un employé disponible publiquement et soumis à la réglementation relative à la Loi.
  • Le Code ne s’applique pas aux renseignements concernant les personnes morales, clients d’affaires chez TELUS; ces renseignements sont toutefois protégés par d’autres politiques et pratiques et par des clauses contractuelles.
  • L’application du Code est assujettie aux exigences et aux dispositions de la Partie 1 de la Loi, les règlements découlant de cette loi ainsi qu’à toute autre loi ou réglementation, y compris toute réglementation du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes pouvant s’appliquer.


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Définitions

Client
Une personne qui utilise ou fait une demande pour utiliser les produits et services de TELUS, lorsque cette personne est un client résidentiel ou est en affaires seule en tant que propriétaire unique d’une entreprise ou en tant qu’associé avec d’autres personnes.

Collecte
Le fait de recueillir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque manière que ce soit et de quelque source que ce soit, y compris de tierces parties.

Communication
Le fait de rendre des renseignements disponibles à une tierce partie.

Consentement
Accord volontaire quant à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne concernée ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit. Cette forme de consentement est toujours sans équivoque et ne requiert aucune inférence de la part de TELUS. Le consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit suite au comportement ou aux inactions des personnes concernées.

Employé
Un employé de TELUS.

Renseignement personnel
Renseignement au sujet d’un client ou d’un employé identifiable de TELUS, mais qui n’inclut pas l’ensemble des renseignements ne pouvant être associés avec une personne en particulier.
Pour un client, de tels renseignements incluent le dossier de crédit du client, les dossiers de facturation, les services et équipements utilisés ainsi que tout dossier concernant les plaintes formulées. Pour un employé, de tels renseignements incluent les renseignements contenus dans les dossiers d’employé, les fiches d’évaluation de performance, les dossiers médicaux ainsi que les renseignements concernant les prestations d’assurance salaire et autres, mais n’incluent pas le nom ou le titre d’un employé, son adresse (y compris son adresse électronique) ainsi que ses numéros de téléphone, télécopieur au travail, téléavertisseur et cellulaire, le cas échéant.

TELUS
TELUS inc. et ses filiales, y compris, sans restrictions, les filiales qui font affaires sous les noms suivants : TELUS Communications (Québec) inc.. TELUS Solutions (Québec) inc., Québec-Communications inc., Versalys inc., QuébecTel Alizé inc. et VPN Tech inc. Le terme « TELUS » n’inclut pas les agents autorisés et les distributeurs de produits et services de TELUS.

Tierce partie
Une personne ou un organisme à l’externe à TELUS.

Utilisation
Le traitement, la manipulation et la gestion de renseignements par TELUS à l’interne.

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Le code sur la protection de la vie privée de TELUS en détail

Premier principe - Responsabilité

TELUS est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner des personnes qui devront s’assurer que la compagnie respecte les principes indiqués ci-dessous.

1.1 Les membres de la haute direction de TELUS doivent s’assurer du respect des dispositions du Code. Il leur incombe donc de désigner des personnes chargées de faire respecter le Code. D’autres membres de TELUS peuvent aussi être délégués pour agir au nom des personnes désignées ou pour être responsables de la collecte et du traitement quotidien des renseignements personnels.

1.2 TELUS devra dévoiler, sur demande, l’identité des personnes désignées pour s’assurer que la compagnie se conforme au Code.

1.3 TELUS est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde. TELUS doit fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie (voir le septième principe).

1.4 TELUS doit assurer la mise en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite au Code :

  • la mise en œuvre de procédures pour protéger les renseignements personnels et pour s’assurer que la compagnie se conforme au Code;
  • la mise en place de procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
  • la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de TELUS;
  • la rédaction de documents explicatifs concernant les politiques et les pratiques de TELUS.

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Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements

TELUS devra déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.

2.1 TELUS recueille des renseignements personnels pour les fins suivantes seulement :

  • pour établir et maintenir des relations commerciales de confiance avec la clientèle et fournir un service continu;
  • pour connaître les besoins et les préférences des clients;
  • pour développer, accroître, vendre ou fournir des produits et des services;
  • pour gérer et développer notre entreprise et nos opérations, y compris les aspects relatifs à l’embauche et à la gestion du personnel;
  • pour satisfaire les exigences des lois et de la réglementation.

Dans ce document, l’expression « fins déterminées » réfère aux fins énoncées dans le deuxième principe ci-dessus.

2.2 TELUS doit préciser verbalement, par voie électronique ou par écrit les fins déterminées pour la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment de celle-ci. Sur demande, les personnes qui recueillent les renseignements personnels devraient être en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements ou de lui référer une personne au sein de TELUS qui est en mesure de le faire.

2.3 À moins qu’il ne soit prescrit par la loi, TELUS ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis sans avoir précisé les nouvelles fins à la personne concernée et avoir obtenu son consentement.

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Troisième principe - Consentement

Les clients ou les employés devront être informés de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels les concernant et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement.

Par exemple, TELUS peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement si les fins sont clairement à l’avantage de cet individu et que son consentement ne peut être obtenu en moment opportun, comme dans le cas où une personne serait gravement malade ou souffre d’incapacité mentale.

TELUS peut aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement si obtenir le consentement de cette personne allait à l’encontre des fins de la collecte des renseignements, comme dans le cas d’une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention au droit fédéral ou provincial.

TELUS peut aussi utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement dans le cas d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de tout individu.

TELUS peut communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement à un avocat représentant la compagnie ou à une personne autorisée à recouvrir une créance, de respecter une assignation, un mandat ainsi que toute autre ordonnance d’un tribunal, ou lorsque prescrit ou autorisé par la loi.


3.1 TELUS doit faire un effort raisonnable pour s’assurer qu’un client ou un employé est informé des fins auxquelles les renseignements seront utilisés ou communiqués lorsqu’il donne son consentement.

3.2 En général, TELUS doit obtenir le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, TELUS peut obtenir le consentement concernant l’utilisation et la communication des renseignements personnels après avoir recueilli les renseignements, mais avant de les utiliser ou de les communiquer à une nouvelle fin.

3.3 TELUS exige de ses clients qu’ils consentent à la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels comme condition pour fournir un produit ou un service seulement dans les cas où une telle collecte, utilisation ou communication est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

3.4 Pour déterminer la forme que prendra le consentement, TELUS devra tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients et de ses employés.

3.5 Généralement, l’utilisation de produits et de services de la part d’un client et l’acceptation d’un emploi et de prestations de la part d’un employé sont considérées par TELUS comme un consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels pour toutes les fins déterminées.

3.6 Un client ou un employé peut retirer son consentement en tout temps en respectant les dispositions légales et contractuelles et avec préavis raisonnable. Les clients peuvent communiquer avec TELUS pour avoir plus d’information au sujet des conséquences du retrait de leur consentement.


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Quatrième principe - Limitation de la collecte


TELUS ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. TELUS devra recueillir les renseignements personnels de façon honnête et licite.

4.1 Les renseignements personnels recueillis par TELUS proviennent principalement de ses clients et de ses employés.

4.2 TELUS peut aussi recueillir des renseignements personnels d’autres sources, y compris les agences de crédit, les références personnelles ou d’employeurs ou toute autre tierce partie pouvant prouver qu’elle a le droit de communiquer des renseignements.

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Cinquième principe - Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

TELUS ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. TELUS ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.


5.1 TELUS peut communiquer des renseignements personnels au sujet de ses clients à :

  • une personne qui, selon le bon jugement de TELUS, demande des renseignements en tant que représentante du client;
  • une autre compagnie de télécommunications pour la desserte efficace et rentable des services de télécommunications;
  • une compagnie fournissant au client des services reliés aux communications ou à l’assistance-annuaire;
  • une compagnie ou une personne employée par TELUS afin d’effectuer des fonctions en son nom tel que la recherche ou le traitement des données;
  • une autre compagnie ou une personne pour le développement, l’amélioration, la vente ou la desserte de produits et de services de TELUS;
  • un agent mandaté par TELUS afin de vérifier le dossier de crédit du client ou de percevoir le compte du client;
  • une agence de crédit;
  • une autorité publique ou à un agent d’une autorité publique si, selon le bon jugement de TELUS, des dangers imminents à la vie ou à la propriété pourraient être évités ou minimisés par la communication de tels renseignements;
  • une ou des tierces parties lorsque le client donne son consentement ou la loi le prescrit.

5.2 TELUS peut communiquer des renseignements personnels au sujet de ses employés :

  • pour la gestion régulière du personnel et des prestations;
  • dans le contexte de fournir des références au sujet d’employés ou d’anciens employés à des d’éventuels employeurs;
  • lorsque la communication de renseignements est exigée par la loi.

5.3 Seuls les employés de TELUS qui, dans le cadre de leurs fonctions ou pour des raisons d’affaires, ont besoin de connaître des renseignements personnels peuvent avoir accès aux renseignements personnels sur les clients et les employés.

5.4 TELUS ne devrait conserver les renseignements personnels que pour une période nécessaire ou appropriée pour la réalisation des fins déterminées ou selon les exigences prévues par la loi. Selon les circonstances, lorsque les renseignements personnels ont servi à prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé, TELUS devra conserver les renseignements utilisés pour prendre la décision ou le raisonnement suivi suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information.

5.5 TELUS doit maintenir un ensemble raisonnable et systématique de contrôles, calendriers et pratiques en ce qui a trait à l’information ainsi qu’à la conservation et la destruction de dossiers relatifs aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents à l’atteinte des fins déterminées ou qui n’ont plus besoin d’être conservés selon la loi. De tels renseignements devraient être détruits, effacés ou dépersonnalisés.

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Sixième principe - Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Les renseignements personnels doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé.

6.2 TELUS doit mettre à jour les renseignements personnels au sujet de ses clients et de ses employés lorsqu’il est nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou lorsque la personne concernée en avise TELUS.

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Septième principe - Mesures de sécurité

TELUS doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité qui correspondent à leur degré de sensibilité.

7.1 TELUS doit protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées à l’aide de mesures de sécurité appropriées. TELUS doit protéger les renseignements personnels quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 TELUS doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tierces parties au moyen de clauses contractuelles sur la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

7.3 Tous les employés de TELUS qui ont accès aux renseignements personnels doivent respecter la confidentialité de ces renseignements.

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Huitième principe - Transparence

TELUS doit faire en sorte que les renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à ses clients et à ses employés.

8.1 TELUS doit s’assurer que les renseignements au sujet de ses clients et de ses employés soient facilement compréhensibles, y compris :

  • la fonction ainsi que l’adresse des personnes responsables de faire respecter le Code et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
  • les moyens d’avoir accès aux renseignements personnels que possède TELUS;
  • une description du genre de renseignements personnels que possède TELUS, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés.

8.2 TELUS doit rendre les renseignements personnels accessibles afin d’aider les clients et les employés à faire des choix quant à l’utilisation de leurs renseignements personnels et de rendre disponible la politique de TELUS en matière de vie privée.

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Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels

TELUS doit informer tout client ou employé qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui les concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Un client ou un employé aura aussi la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 Sur demande, TELUS doit permettre aux clients et aux employés de consulter les renseignements personnels contenus dans leur dossier. Les renseignements personnels doivent être fournis de façon généralement compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût raisonnable.

9.2 Dans certains cas, il peut être impossible pour TELUS de permettre à un client ou un employé de consulter tous les renseignements personnels que détient TELUS à leur sujet. Par exemple, TELUS ne peut communiquer des renseignements personnels si ces renseignements contiennent des détails sur une tierce partie ou si on a raison de croire que ces renseignements peuvent mettre la sécurité ou la vie de tout individu en danger. Aussi, TELUS ne peut rendre ces renseignements disponibles si la communication de ces renseignements révèle des informations d’affaires confidentielles, sont confidentiels eu égard à la relation client - avocat, si les renseignements ont été recueillis dans le cadre de procédures judiciaires ou si les renseignements ont été recueillis relativement à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention au droit fédéral ou provincial. Lorsque les renseignements personnels ne peuvent être consultés, TELUS devra sur demande, informer la personne des raisons pour lesquelles on refuse l’accès aux renseignements.

9.3 Dans le but de protéger les renseignements personnels, TELUS peut exiger qu’un client ou un employé lui fasse une demande écrite et lui demande de fournir suffisamment de renseignements pour qui lui soit possible de le renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels et lui permettre d’avoir accès à son dossier personnel. Les renseignements ainsi fournis doivent servir à cette seule fin.

9.4 Lorsqu’il est démontré que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, TELUS doit apporter les modifications nécessaires à ces renseignements. Lorsqu’une contestation au sujet de l’intégralité ou de l’exactitude des renseignements n’est pas réglée, TELUS doit prendre note de cette contestation. S’il y a lieu, les renseignements personnels modifiés devront être communiqués à des tiers ayant accès aux renseignements en question. Les tierces parties devront aussi être informées lorsque des contestations ne sont pas réglées.

9.5 Les clients peuvent obtenir de l’information ou faire une demande pour consulter leur dossier personnel en s’adressant à un représentant désigné aux bureaux d’affaires de TELUS.

9.6 Les employés peuvent obtenir de l’information ou faire une demande pour consulter leur dossier personnel en s’adressant à leur supérieur immédiat dans la compagnie.

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Dixième principe - Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Tout client ou employé doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec les personnes responsables chez TELUS de les faire respecter conformément au Code.

10.1 TELUS doit établir des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes d’information de la part de ses clients et de ses employés sur la façon de traiter les renseignements personnels et y donner suite.

10.2 TELUS doit informer ses clients et ses employés de l’existence des procédures de plainte ainsi que de leur accessibilité.

10.3 Les personnes désignées pour s’assurer que TELUS respecte le Code peuvent, lorsque jugé nécessaire, demander l’avis d’une tierce partie avant de prendre une décision au sujet d’une plainte déposée par un client ou un employé.

10.4 TELUS doit faire enquête sur toutes les plaintes relatives au non-respect du Code. Si une plainte est jugée fondée, TELUS devra, au besoin, prendre les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques. Le client ou l’employé concerné devra être informé du résultat de l’enquête relative à sa plainte.



Pour obtenir une copie de la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques », visitez le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au :

www.privcom.gc.ca.

Pour recevoir des copies du Code type de l’ACNOR sur la protection des renseignements personnels, écrivez à :

Association canadienne de normalisation
178, boul. Rexdale
Etobicoke, Ont.
M9W 1R3

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Le futur est simple